新型コロナへの対応でドタバタしていた状況下で塾からの連絡が多すぎて大変だということがあちこちのブログで書かれています。 今日はこれに関連して情報を整理するとは？ということを考えてみました。
どれほど提供される情報量が多くても、それが整理されていれば問題無いはず。
情報を整理するとはどのようなことなのか、あらためて目的を考えてみましょう。
単純に言えば、その情報を必要な時に利用するため、ですよね。
たとえば保護者の立場から考えれば、
塾からの特別編成授業のお知らせを、
『家事の合間にすばやく見つけ出し』、
『参加クラスなどの選択が出来るなら申し込みの手続きを期限内にし』、
『子供にスケジュールに合わせた準備の指示をする』、
などの対応を忙しい家事の合間にする訳で、必要な情報を見落として慌ててしまった人が最近激増しているはず。
保護者側から見れば、必要な情報を、必要な時に、漏れなく知る、という事が重要で、塾側がそのためにどのような情報提供の工夫をしているかが問われます。
緊急事態宣言とか、業務の自粛要請とか、日々状況が変化する中で対応の時間が不足し、塾側からの情報提供に工夫が足りなくなってしまって生じたのが、あちこちのブログで書かれた不満だと思います。
情報の整理で最も単純な軸は「時系列」です。
あったりまえだと思われるかも知れませんが、塾から来たお知らせプリントや予定表やマイページのお知らせ等を見て下さい。 ひとつの抜けも無く日付（と発行者）が入っていますか？ ひとつでも日付の無い予定表が混じっていたら、その瞬間にどれが最新の予定表なのか判らなくなるわけです。
日付（と発行者）が入っていない書類は、紙くずよりも始末の悪いゴミです。
といったことを書いたのがこの記事でした。
komazawajuku.hatenablog.com部門長をしていた頃、部下が日付・発行者の無い書類を持ってきたら、私は投げつける（ような）勢いで突き返して再提出を求めていました。
学習塾の業界には他のビジネス組織での経験を持たずに入って来る人が多いせいか、文書作成の基本が出来ていない人がけっこう多いと感じています。
情報の整理で次に有効なのは「表題（キーワード）」です。
塾の新型コロナウィルス対応の特設ページで文書名に「緊急のお知らせです」とか「６月１５日発表のお知らせです」などばかりずらりと並んでいたら、画面を殴りたくなりませんか？ それ以外の腹が立つパターンとしては「夏期講習の予定について、他２件のご連絡」とかもあります。
文書の表題は利用者が情報を見つける大切なキーワードですから、内容を簡潔に表していて、かつ一文書が一件の情報を伝えるべきです。
情報のデジタル化が容易になって、キーワードを使って必要な情報を発見するという方法が容易になりましたが、そこから派生した大間違いの情報整理法が「情報整理不要論」です。
情報の整理で最も怠慢な対応は「フリーキーワード」です。
いまだに有りますよね、ホームページの右肩に検索の枠を設置したWebサイトが。 で、知りたい情報からキーワードを想定して検索ボタンを押してみると、要らない情報のタイトルばっかりがズラズラズラと表示されるの。
逆に「表題（キーワード）」から欲しい情報を見つけられる最高の例が本屋さんの店頭だと思います。 そもそも書棚の配置が汎用的なディレクトリ構造になっている事に加えて、表題には著者の思いが詰まっていますから。 （なので国語の論説文では最初に表題を確認しろと生徒に言っています。）
塾からのお知らせを題材に、情報の整理について２つの基本「日付」「表題」について書きました。
情報の整理は「分類学」につながり、そこから実用的な知恵もたくさん出て来ます。
原稿がまとまったら順次公開して行きたいですけれど、とりあえず頭の中に舞っている表題を覚書として列挙しておきます。
★情報の整理と解法の習得
★Sapix教材の整理方法
Sapixの教材管理：要点は所用時間 - 駒澤塾：中学受験の算数・理科
Sapixの教材管理：お薦めの製品 - 駒澤塾：中学受験の算数・理科
★算数の単元とは何か
★科学技術文献速報のデータベース
前世紀の知識データベース回顧 - 駒澤塾：中学受験の算数・理科
